Vijf tips voor een geslaagd referentiebezoek

Come as you are

Denk goed na over wie de software binnen jullie organisatie het meeste zal gaan gebruiken, en wie hen goed kan vertegenwoordigen bij een referentiebezoek. Het is niet zinvol om met een hele delegatie te gaan, maar om echt goed te begrijpen waarom een project wel of niet succesvol is geweest, en waarom dat ook bij jullie het geval kan zijn, kun je beginnen door goed na te denken over wie je afvaardigt en het woord laat doen. Zoek je een volledig nieuw ERP? Stuur dan niet alleen de IT’er en iemand van Finance. Zoek je alleen een nieuw boekhoudsysteem? Laat de voorman dan lekker thuis! Dat is niet alleen wel zo efficiënt voor jullie, maar zo houd je ook de inbreng aan de kant van de referentieorganisatie overzichtelijk en relevant.

Kom voorbereid en evalueer achteraf

Uiteraard hoop je dat het gesprek snel op gang komt en blijft. Niet alleen om dat te bevorderen, maar vooral om ervoor te zorgen dat je dezelfde dingen te weten komt (en vooral niet vergeet te vragen bij een tweede of derde referentiegesprek), is het zinvol om van tevoren na te denken over wat je graag wilt vragen. Niet om er een kruisverhoor van te maken, wel om ervoor te zorgen dat je een gestructureerd bezoek aflegt en je er voor beide partijen een nuttige aangelegenheid van maakt. Bovendien: als je van tevoren bedenkt welke punten je graag in een referentiebezoek wilt ophalen, is het eenvoudiger om achteraf te analyseren welke lessons learned je bij welke bezoeken hebt opgehaald.

Begrijp resultaat en context

Natuurlijk wil je graag weten hoe het project bij de referentieorganisatie is verlopen en/of deze nog tevreden is met pakket en leverancier. Om daar echter een volledig beeld bij te krijgen zorg je ervoor om ook vragen te stellen over bijvoorbeeld het selectietraject. Hoe is dat gegaan? Waar bestond de keuze uit? Het implementatietraject, hoe heeft de klant dat geregeld? Hoe heeft de leverancier zich opgesteld? Hoe is er omgegaan met backstaffing? Hoe is de adoptie gemanaged? Vragen over deze onderwerpen helpen je te begrijpen waarom sommige projecten slagen, en andere niet.

Achterhaal de relatie tussen de referent en de leverancier

Elk goed referentiebezoek is nuttig, maar het is goed om je ervan bewust te zijn dat de referentiebezoeken niet altijd belangeloos (en dus objectief) zijn. Dat kan op zich natuurlijk geen kwaad (sterker nog: iedere nieuwe referent is een goede motivatie voor een leverancier om optimaal te presteren in een project), maar het is wel goed om er zeker van te zijn dat de antwoorden die je krijgt ook echt een representatief beeld vormen van de feitelijke situatie. Of en hoe er kans bestaat op gekleurde antwoorden: probeer hier tijdens een referentiebezoek of in de voorbereiding daarop netjes achter te komen.

Gebruik je (en ons) netwerk

Eén referentiebezoek helpt je waarschijnlijk al goed op weg, maar het wordt pas echt zinvol als je er een aantal gaat uitvoeren – per leverancier, of bij de verschillende partijen die nog op je shortlist staan. Kandidaten hiervoor kun je natuurlijk vinden via de leverancier, maar minstens zo goed in het netwerk van jezelf en dat van ons. Bovendien nemen we je graag mee in de best practices die wijzelf, onze klanten en ons netwerk door de jaren heen hebben opgedaan.

Verder praten?

Heb jij ook behoefte aan een validatie van je softwarekeuze, of praat je graag eens verder over hoe je tot een succesvolle selectie komt? We komen graag met je in contact! Je vindt ons op LinkedIn, aan de Westblaak 180 in Rotterdam of neem contact op met één van onze consultants