Hoe Van Tilburg-Bastianen door een succesvolle digitaliseringsslag haar dienstverlening optimaliseert

Data-driven werken én vanuit klantbehoeften mee-ontwikkelen met de markt. Vanuit deze doelen stuurt Steven Zeelenberg, IT-manager Van Tilburg-Bastianen, aan op digitale vernieuwing. Ben jij benieuwd welke digitaliseringsinitiatieven Van Tilburg-Bastianen heeft geïmplementeerd? En welke voordelen deze hebben opgeleverd voor de business? Lees dan snel verder.

Auto- en Truckdealer Van Tilburg-Bastianen

Van Tilburg-Bastianen, ook wel TB, is een Auto- en Truckdealer voor DAF en PON. Haar bedrijfsdoelstelling is om de mobiliteit van haar klanten zo hoog mogelijk te krijgen tegenover zo min mogelijk kosten. Het familiebedrijf heeft vestigingen in Nederland en Polen en baseert haar bedrijfsactiviteiten op de scherpe KPI’s die DAF en PON opleggen én een gezonde dosis ondernemingszin.

Steven Zeelenberg is IT-manager binnen Van Tilburg-Bastianen en maakt deel uit van het directieteam. ‘Mijn inbreng is door informatisering en digitalisering aangestuurde verandering te realiseren. Om ons te onderscheiden, streven wij ernaar om van een productleverancier uit te groeien tot een dienstenleverancier. We willen de klant meer centraal stellen binnen onze werkzaamheden en we zijn nu bezig met digitaliseringsinitiatieven die ons hierbij kunnen helpen.’ 

ICT-infrastructuur en datacenter 

Binnen Van Tilburg-Bastianen was op meerdere informatie gebieden een flinke vernieuwingsslag te maken. ‘We hadden hardware van meer dan 8 jaar oud en software welke niet meer ondersteund werd door Microsoft. Je kan dan wel hele innovatieve ideeën hebben, pilots doen en vergezichten schetsen, maar zolang het datapark niet up-to-date is, valt alles stil. Daarom hebben we 2 jaar lang de ‘basis op orde’ gebracht. Zo hebben we de hele ICT-infrastructuur vernieuwd en het datacenter verhuisd. Daarnaast zijn we naar SaaS-oplossingen gegaan om flexibiliteit en continuïteit te kunnen blijven waarborgen.’ 

Real-time informatie in het dealermanagementsysteem

De kernapplicatie die van ons bedrijf een dealerbedrijf maakt, is het dealermanagementsysteem (DMS). Als onderdeel van het digitaliseringsproces, was ook dit systeem, voor de Truck divisie, toe aan vervanging. ‘Dit lag gevoelig in de organisatie, omdat medewerkers opgegroeid zijn met het oude dealersysteem voor Truck.’

Uiteindelijk heeft Van Tilburg-Bastianen na 2 jaar onderzoeken en vergelijken een nieuw DMS geselecteerd. In haar vestigingen in Polen heeft TB dit systeem sinds begin dit jaar in gebruik, volgend jaar volgen de Nederlandse vestigingen. In dit systeem, gecombineerd met een digitale werkorder toepassing, worden alle data opgeslagen over klanten, voertuigen en alles dat binnen de werkplaatsen gebeurt.

‘Tot anderhalf jaar geleden werd informatie vanuit de werkplaats nog verzameld op papier. Nu is het voor iedereen centraal inzichtelijk wat monteurs real-time aan het doen zijn. Dit systeem geeft het management veel meer stuurinformatie en is daardoor een grote winst voor onze organisatie.’ 

App voor eenduidige klantcommunicatie

‘Verschillende afdelingen hebben via diverse kanalen contact met de klant. Mail, sms en zelfs briefpapier… En onderling wisten afdelingen soms niet van elkaar wat er al gecommuniceerd was richting de klant.’ Om te zorgen voor eenduidige en efficiënte communicatie van en naar de Truckklanten, heeft Van Tilburg-Bastianen een app laten ontwikkelen. In deze app worden alle contactmomenten met de klant bijgehouden. Daarnaast ontvangen klanten via de app onderhoudsadviezen die gebaseerd zijn op informatie vanuit hun voertuigen. ‘Veel van onze Truck-voertuigen zijn uitgerust met een Connect-functie waarmee wij ‘van afstand’ real time informatie als kilometerrage, slijtage en tell-tales kunnen inzien. Zo wordt het met deze informatie mogelijk om te voorspellen wanneer onderhoud nodig is. Een klant hoeft dan niet meer ongepland naar de werkplaats te komen, wat natuurlijk tijd, stress en kosten scheelt.’ 

Dataverzameling in een BI-omgeving

Naast alle data uit interne bronnen, zoals het dealermanagementsysteem en de klantenapp, maakt Van Tilburg-Bastianen ook gebruik van data uit externe bronnen. Denk aan de informatie vanuit het RDW, Kamer van Koophandel en Weeronline. Maar waar worden al deze verschillende data overzichtelijk verzameld? ‘In onze BI-omgeving! Deze omgeving stelt standaard Dashboard rapportages op, maar kunnen we ook gebruiken voor het uitvoeren van eigen analyses.’ Volgens Steven is het een groot voordeel dat iedereen altijd en overal over dezelfde informatie beschikt. ‘Naar buiten maakt dit TB transparanter en vergroot het ons effect van onze diensten naar de klanten. Intern voorkomt het onduidelijkheden en daardoor ook nodeloze discussies.’  

Goede adoptie van digitale veranderingen

Hoe zorg je ervoor dat alle digitaliseringsinitiatieven goed geadopteerd worden door de business? Volgens Steven is heldere communicatie en veel contact met interne en externe stakeholders key.

‘Van Tilburg-Bastianen is een familiebedrijf, waar het belangrijk is om iedereen mee te nemen in waarom welke veranderingen nodig zijn. De uitdaging is om de doelen van alle stakeholders en digitalisering in lijn te brengen en zo enthousiasme aan te wakkeren. Houd ook rekening met het gedrag en de cultuur van de organisatie en geef tijd om te wennen aan veranderingen.’   

Veelbelovende technologie voor in de toekomst

‘Wij krijgen in de toekomst steeds vaker voertuigen binnen waarbij monteurs geen overall meer aan hoeven. Dat wil zeggen dat er alleen een analyse uitgevoerd hoeft te worden met behulp van informatie die ‘uit het voertuig’ gelezen wordt. Maar in specifieke gevallen komt er iets uit die analyse waarbij specialistische kennis nodig is. Kennis waar maar weinig van ons over beschikken.’ Om deze reden ziet Steven veel potentie in Augmented Reality. Met behulp van deze technologie kan namelijk op afstand de juiste specialistische hulp aangeboden worden op de specifieke momenten dat dit nodig is.    

Advies voor toekomstige IT-managers

‘Relaties, relaties en relaties. En of dat dan intern of extern is, ik denk dat dat allebei even belangrijk is. Ontwikkelen doe je niet in afzondering maar met anderen.’ Daarnaast adviseert Steven om de business en haar markt goed te leren kennen en vernieuwende ideeën te blijven bedenken, en kleinschalig uit te proberen, om in samenhang te groeien.

 

 

 

Cases & Solutions

blog top ERP vendors

Top 7 ERP-leveranciers voor 2020

Een nieuw ERP? Stel dat je moet achterhalen welke ERP-systeem het beste bij je organisatie past. Dat moet niet moeilijk zijn, nietwaar? Ik ben bang dat ik slecht nieuws voor je heb. Er zijn meer dan 250 systemen waaruit geselecteerd kan worden! Het kiezen van de juiste leverancier kan lastig zijn; daarom hebben wij een lijst met de top 7 ERP-leveranciers van 2020 voor je.

Lees meer
ERP Selection Tree

Drie tips voor je ERP Selectie

Het kiezen van het juiste ERP is niet iets wat je dagelijks doet. Om je op weg te helpen geven wij je drie tips voor je ERP-selectie.

Lees meer
All cases