Applicaties van twee bedrijven met elkaar integreren, hoe werkt dat in de praktijk?

Het doel van de integratie

Allereerst stellen wij het doel vast van de integratie. Een van de belangrijkste leerpunten uit de praktijk is dat visie en het doel vooraf vlijmscherp moeten zijn. Met dit in het achterhoofd is het relatief gezien makkelijker om alle stakeholders aan boord te houden en/of te krijgen. In de praktijk zien wij vaak dat het doel van de integratie te beredeneren is langs drie assen, namelijk: mensen, processen en systemen. Veelvoorkomende praktijkvoorbeelden zijn:

• De mensen: de (verschillende) afdelingen van de individuele organisaties samenbrengen en mensen flexibel inzetbaar maken door een eenduidige werkwijze.
• De processen: geharmoniseerde processen in het nieuwe informatielandschap.
• De systemen: geïntegreerde businesslogica en dataflow(s) over alle systemen die het systeemlandschap vereenvoudigen en bijdragen aan een beheersbaar systeemlandschap.

Als het doel van de integratie helder is en alle stakeholder ‘aan boord’ zijn starten we met onze aanpak. De aanpak is te onderscheiden in vier verschillende fases:

Fase 0: due diligence

Dit is de fase voor de officiële fusie of overname. Vaak zijn wij als 2-cnnct zijnde al voor de officiële overname betrokken in het M&A-traject om zo een goede basis te leggen voor de verdere integratie. Tijdens de due diligence vindt er o.a. een inventarisatie plaats van de verschillende informatielandschappen, processen en systemen bij de twee partijen.

Fase 1: onboarding

De kogel is door de kerk het de deal is geclosed, we zitten nu middenin het M&A. In de on-boarding fase zorgen we voor de eerst Quick Wins (denk bijvoorbeeld aan de migratie van tenants etc.). Verder is het van belang dat over de nieuwe entiteiten een financiële en geconsolideerde rapportage gemaakt kan worden.

Fase 2: vormgeven

De eerste storm van de fusie of overname is gaan liggen. Tijd om de nieuwe organisatievorm te gaan geven! In deze fase ligt de focus van het inrichten en consolideren op de operationele data en processen. Belangrijke randvoorwaarde is dat er een duidelijke autorisatiematrix ontstaat voor data en proces. Een praktijkvoorbeeld is dat we in deze fase de synergievoordelen in kaart willen brengen en direct willen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan slimmer inkopen bij een bepaalde leverancier of juist verkopen bij een klant.

Fase 3: transformeren

In de laatste fase worden alle medewerkers getraind in het gebruik van de nieuwe target applicaties. Tijdens deze trainingen maken we vaak gebruik van Digital Adoption Platform(s). Dit soort moderne technologie zorgt voor een snellere on-boarding en zorgt voor behoud van de leercurve. De laatste stap in de transformatie is het archiveren van het oude systeemlandschap. Na de transformatie fase beschikt men over geharmoniseerde data en een geïntegreerd systeemlandschap.

Retroperspectief

Na elke integratie doen wij een retrospectief met onze organisatie en onze klanten. Op basis van de uitkomsten van deze retrospectief werken wij onze best-practices templates bij om continu onze dienstverlening te verbeteren en aan te vullen. Mocht je benieuwd zijn naar wat voor jouw organisatie de beste aanpak is, neem dan vrijblijvend contact met ons op voor de quick scan!