Vijf signalen dat jouw ERP-systeem toe is aan vervanging

1. Leverancier stopt ondersteuning en ontwikkeling
Wanneer jouw ERP-leverancier een nieuw ERP-systeem aankondigt, kun je er voorzichtig vanuit gaan dat het huidige systeem waarop jouw organisatie draait zal worden uitgefaseerd. Wat ooit een cutting edge totaaloplossing was, verandert nu in een legacy system dat niet meer wordt doorontwikkeld. Uiteindelijk stopt ook de ondersteuning vanuit de leverancier. Een actueel voorbeeld is SAP ECC (o.a. Business Suite 7): dat wordt vanaf 2027 niet meer ondersteund door SAP en bereikt dus zijn end of life. Dat is geen nieuws en sinds de introductie van SAP S4/HANA was deze beweging te verwachten.
Je kan ervoor kiezen om te blijven werken met een verouderd ERP-systeem, maar de nadelen daarvan worden in de loop van tijd steeds groter. Zo stijgen de onderhoudskosten exponentieel – het wordt immers steeds moeilijker om ervaren professionals te vinden met verstand van verouderde programmeertalen en systeemarchitecturen. Daarnaast kunnen verouderde systemen kwetsbaar zijn voor beveiligingslekken en cyberaanvallen omdat ze niet langer worden ondersteund door de leverancier en geen regelmatige beveiligingsupdates krijgen.

2. Functionaliteiten zijn gebrekkig of ontbreken

Jouw organisatie heeft niet stilgestaan. De omzet is toegenomen, afdelingen groeien en processen worden uitgebreid – en dat is nodig, want jouw concurrenten ontwikkelen zich ook in rap tempo. Toen jouw huidige ERP-systeem destijds werd geselecteerd, voldeed het – bij een goede keuze – aan (bijna) alle behoeftes van jouw organisatie. Nu begint steeds duidelijker te worden dat het systeem niet mee is veranderd en bepaalde functionaliteiten gebrekkig zijn of helemaal ontbreken. Denk aan: beperkte analysemogelijkheden, gebrek aan geïntegreerde klantgegevens en moeilijkheden met integratie van processen van nieuwe business units. Dit heeft regelmatig als gevolg dat medewerkers op zoek gaan naar oplossingen buiten het ERP-systeem (denk bijvoorbeeld aan spreadsheets) en zo datasilo’s creëren.
Met name oudere ERP-systemen hebben vaak rigide structuren die niet makkelijk kunnen worden aangepast om aan specifieke behoeftes te voldoen. Dit gebrek aan flexibiliteit kan de productiviteit belemmeren en jouw organisatie tegenhouden om de processen aan te passen aan de veranderende behoeftes van de markt.

3. Interne en externe integratieproblemen

Als het huidige ERP-systeem moeite heeft om te integreren met andere bedrijfssystemen of externe partners, wordt data niet goed uitgewisseld en kunnen bedrijfsprocessen worden verstoord. Intern kunnen datasilo’s ontstaan en dat belemmert het vergaren van belangrijke financiële en operationele inzichten. Integraties met externe partners, zoals banken of toeleveranciers, zorgen voor verdere groei en blije medewerkers. Bij gebrek aan integraties met externe partners blijft het onnodig mensenwerk met alle gevolgen van dien.

4. Lage gebruikersacceptatie

Je komt erachter dat jouw collega’s liever andere tools gebruiken om hun werk te doen dan wat het ERP-systeem biedt. Een herkenbaar voorbeeld voor veel organisaties is het grootschalige gebruik van Excel spreadsheets naast het ERP-systeem. Dat is zonde, want dit ondermijnt de reden dat het (waarschijnlijk dure) systeem is aangeschaft: één manier van werken, wat data-integratie en automatisering mogelijk maakt. Door verschillende tools te gebruiken die niet met elkaar geïntegreerd zijn, wordt het werk foutgevoelig, vinden handelingen dubbel plaats en betaal je voor extra softwarelicenties. Wanneer dit komt omdat het ERP-systeem simpelweg niet gebruiksvriendelijk genoeg is of functionaliteiten mist, is het verstandiger om op zoek te gaan naar een betere oplossing dan medewerkers te dwingen toch met het systeem te werken. Dit zal alleen maar leiden tot nog meer weerstand tegen het systeem, verminderd werkplezier en uiteindelijk afnemende prestaties omdat de tools ontbreken om het werk optimaal uit te voeren.

5. Langdurige aanpassingstijden

Als jouw ondersteunde ERP-systeem langdurige aanpassingstijden vereist voor nieuwe functionaliteiten of wijzigingen, kan dat een teken zijn dat het systeem verouderd is en niet flexibel genoeg kan reageren op veranderende bedrijfsbehoeftes. Waarschijnlijk is het systeem te rigide om mee te bewegen met jouw organisatie. Dit lijkt wellicht niet zo’n probleem wanneer een of twee functionaliteiten wat langer op zich laten wachten, maar wanneer de gebreken zich opstapelen kan dit voor flinke hinder zorgen in de bedrijfsprocessen. Met als gevolg dat je bijvoorbeeld geen orders kan leveren door een kapotte koppeling of dat er fouten ontstaan in je CRM-systeem doordat bepaalde velden ontbreken.

Herkenbaar?

Herken jij een of meerdere van bovenstaande signalen en wil je actie ondernemen voordat het te laat is? Wij denken graag mee. Plan hier een kennismaking in of laat hieronder een contactverzoek achter.