Implementatiemanagement

Selectie gedaan, de implementatie is aan 

Nu we klaar zijn met het softwareselectieproject, is het tijd om de nieuwe technologie te gaan invoeren in je organisatie. Tijd voor de implementatie. Maar de implementatie van een volledig nieuw systeem of vervanging van een bestaande is een uitdagende onderneming. Niet alleen zijn de risico’s voor projectsucces legitiem, maar ook moet rekening gehouden worden met een verstoring van de processen binnen jouw bedrijf. Om deze risico’s te beheersen, heb je een evenwichtig team en natuurlijk een duidelijk gedefinieerd projectplan nodig, waarin alle stappen die ondernomen moeten worden ondernomen gedetailleerd staan uitgewerkt.  

Het implementatieteam 

Het is cruciaal om de juiste mensen aan boord te hebben van je projectteam. De toekomstige gebruikers van de systemen maken zeker deel uit van deze groep. Niet alleen zullen ze broodnodige bedrijfskennis met zich meebrengen, maar zij zijn ook de ambassadeurs van het nieuwe systeem.  

Het projectmanagement team zal, naast de projectleider, bestaan uit een management executive die op parttime basis meedraait in het project. Hij of zij, is verantwoordelijk voor het verstrekken van de nodige resources, en is daarnaast verantwoordelijk voor het uitdragen van de verwachtingen van het senior management.  

De stappen van een implementatie 

Als het team goed draait, is het tijd om de noodzakelijke om een aantal vaste stappen te zetten om de implementatie uit te voeren. Wij identificeren de volgende (hoog niveau) fases in onze projecten:  

Plannen en beheren  

Een goed plan is de basis voor ieder succesvol project. Wij houden onze plannen graag pragmatisch en ter zake. Het plan is het belangrijkste instrument om voortgang te meten, verrassingen te voorkomen en uitzonderingen te beheersen.  

In deze fase maken we ook een high-level design, waar de architectuur van jouw landschap nog verder in detail zal worden uitgewerkt.   

Prototype en validatie 

In deze stap configureren wij een omgeving volgens onze “best practice” processen. In een interactieve workshop demonstreren wij de werking van het systeem en beoordelen de medewerkers uit jouw organisatie in hoeverre deze processen passen. Waar nodig worden aanpassingen in het volgende prototype gemaakt, zodat jouw bedrijf de processen die bijdragen aan het behalen concurrentievoordeel in stand kan houden.  

Wanneer het prototype is goedgekeurd, wordt de totale oplossing, inclusief de te converteren data, gevalideerd en getest. Het projectteam zorgt ervoor dat alle functionaliteit zoals ontwikkeld in het prototype werkt zoals afgesproken en dat de historische data correct wordt verwerkt en de data nog klopt met de werkelijkheid. In deze fase worden de gebruikersacceptatietests uitgevoerd en leiden we de kerngebruikers op om met het systeem te werken met als doel alle kennisoverdracht al vroeg in het project op te starten.  

Aan het eind van deze stap zal er een gevalideerde test omgeving en een gegevensmigratie strategie opgeleverd zijn.  

Verandering & Transitie  

Tijdens het implementeren van een ERP-oplossing veranderen naast de gebruikte software en technologie vaak ook de bestaande processen. Deze bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd en rollen van medewerkers kunnen (enigszins) veranderen. Wijzigingen in de organisatie leiden vaak tot weerstand. Die weerstand moet binnen het project geadresseerd en geminimaliseerd worden.  

Prosci beschrijft change management als “ the discipline that guides how we prepare, equip and support individuals to successfully adopt change in order to drive organizational success and outcomes “. Bij 2-cnnct ondersteunen wij jouw organisatie met een gestructureerde manier om deze verandering binnen de organisatie ingebed te krijgen.  Hoewel we vaak spreken over organisatorische veranderingen, is het in feite de werknemer die moet veranderen. Ons model ter ondersteuning van organisatorische veranderingen is gebaseerd op het ADKAR model. In dit model gaan we uit van 5 tastbare resultaten die mensen helpen veranderingen te accepteren:  

• Awareness of the need for change  

Medewerkers moeten bewust worden van de noodzaak van de verandering 

• Desire to support to change  

Medewerkers moeten het verlangen krijgen om deel te nemen aan de verandering en het volledig te ondersteunen 

• Knowledge of how to change  

Door kennis van het veranderingsproces wordt het voor medewerkers duidelijk wat het (eind)doel is van de verandering 

• Ability to demonstrate skills & behaviors  

Door het vermogen om nieuwe vaardigheden te leren en aan te sturen op ander gedrag, wordt de verandering beter geaccepteerd 

• Reinforcement to make the change stick  

Door de verandering te bekrachtigen, is het voor alle medewerkers duidelijk dat er geen weg meer terug is 

Wij kunnen de veranderingen in jouw organisatie niet alleen doorvoeren, ondersteuning vanuit het management is een vereiste. Wanneer wij een implementatie uitvoeren, werkt het projectteam nauw samen met alle belanghebbenden in jouw organisatie om ervoor te zorgen dat alle gezichten in dezelfde richting staan. Door te werken met een gemeenschappelijk model, introduceren we een gemeenschappelijke taal die ervoor zorgt dat moeilijke gesprekken meer resultaat gericht worden.  

Wanneer verandering goed wordt begeleid, mag je verwachten dat de oplossing sneller wordt geaccepteerd door de diverse teams en mag je er vanuit gaan dat je beschikt over een platform dat klaar is gebruik binnen jouw organisatie.  

Go-live & Hyper care 

In deze stap brengen we de nieuwe oplossing naar de productieomgeving. De eerste periode wanneer jouw organisatie gebruikmaakt van het systeem is essentieel. Om vooral in deze periode succesvol te zijn en draagvlak binnen jouw organisatie te behouden, verzorgen wij de hyper care voor de eindgebruikers.  

Stabiliseren  

In deze stap zorgen we ervoor dat de oplossing blijft voldoen aan alle eisen en maken we een inventarisatie van aanvullende opleidingsbehoeften en rapporten en analyses die moeten worden toegevoegd. Daarnaast verzorgen wij de overdracht van het beheer van de oplossing van het projectteam naar het beheer team. Na de stabilisatie stap is het essentieel om het systeem aan te blijven passen aan de veranderende behoeften van jouw bedrijf. We noemen dit proces: success management.