De vier grootste voordelen van een modern ERP-systeem

Lees ook: De vijf grootste risico’s van een verouderd ERP-systeem

On-premise ERP-systemen

Bloomberg (2023) rapporteerde dat bijna de helft van de bedrijven nog gebruik maakt van een traditioneel on-premise ERP-systeem. Zo’n systeem is lokaal geïnstalleerd op de hardware en servers van een organisatie en wordt (doorgaans) beheerd door een in-house IT-team. Dit geeft de organisatie een grote mate van controle over de software en data, en als gevolg ook over de security en privacy van de data. On-premise systemen kunnen op maat ontworpen worden om naadloos aan te sluiten bij de organisatie en al bestaande on-premise systemen die niet cloud-based zijn. De initiële investering die komt kijken bij een traditioneel systeem is groot. Denk daarbij niet alleen aan de hoge aanschafkosten, maar ook uitgaven aan hardware, implementatie en licenties. Bij cloudoplossingen is de initiële investering over het algemeen een stuk lager, met name doordat je een SaaS-oplossing niet ‘koopt’ maar slechts een abonnement afneemt. De lagere investering kunnen een reden zijn om voor een cloudoplossing te kiezen. Maar wat ons betreft zijn er op (middel)lange termijn nog veel grotere voordelen te behalen met cloud-based ERP.

Moderne cloudoplossingen

In eerdere artikelen beschreven we de risico’s van een verouderd ERP-systeem en de signalen om zo’n systeem te herkennen. Afhankelijk van de complexiteit van een organisatie kan het kiezen van een nieuw ERP-systeem een grote uitdaging zijn. Moderne, cloud-based ERP-oplossingen hebben over het algemeen onze voorkeur omdat die een aantal grote voordelen bieden ten opzichte van on-premise ERP.

1. Schaalbaarheid en flexibiliteit

Met cloud-based ERP bedoelen we een SaaS-oplossing die centraal wordt beheerd door de softwareleverancier en toegankelijk is via een webbrowser. Dat betekent dat er geen hardware-investeringen nodig zijn wanneer een organisatie begint met cloud-based ERP of moet opschalen – dat scheelt tijd en geld. Veel SaaS-oplossingen bepalen hun tarieven op basis van het aantal gebruikers, een gunstig gegeven voor organisaties die afslanken of hun groei moeilijk kunnen inschatten. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat de software met bijbehorend kostenplaatje past bij de fase waarin een organisatie zich bevindt.

2. Integraties

Cloud-based ERP-systemen zijn over het algemeen goed te integreren met andere cloudapplicaties. Dat is een enorme pré, omdat dit organisaties de mogelijkheid biedt om vanuit hun Enterprise Architectuur het informatielandschap precies naar de behoeftes van de organisatie in te richten. Wanneer een organisatie groeit of verandert, kunnen applicaties worden vervangen, toegevoegd of uitgefaseerd. Het is veel ingewikkelder om een traditioneel ERP-systeem te laten meebewegen met een veranderende strategie en sommige integraties met on-premise systemen zijn simpelweg onmogelijk. Cloud-based ERP-systemen zijn daarentegen vaak gebouwd met moderne technologieën, waardoor ze relevant en compatibel blijven ondanks de razendsnelle technologische ontwikkelingen.

3. Toegankelijkheid en realtime werken

Wanneer een ERP-systeem in de cloud draait, is het mogelijk om gebruikers overal toegang te geven tot het systeem. Traditionele systemen zijn daarentegen vaak gebonden aan specifieke locaties. Zeker nu hybride werkvormen in veel sectoren de norm zijn geworden, is cloud-based werken een groot voordeel. Medewerkers kunnen zelf kiezen waar ze inloggen in het systeem en kunnen wereldwijd in realtime samenwerken met collega’s, klanten en leveranciers. Veel cloud-based ERP-systemen maken het ook mogelijk om in realtime onder andere voorraden te beheren, rapportages en analyses op te leveren en productielijnen aan te sturen. Dat kan de productiviteit en precisie van de bedrijfsvoering enorm verhogen.

4. Continue verbetering

On-premise ERP-systemen vereisen elke zeven tot tien jaar een serieuze investering voor de update van de systemen en dat gaat gepaard met risico’s die inherent zijn aan grote systeemupdates die een organisatie liever vermijdt. Daarintegen worden updates voor cloud-based ERP-oplossingen automatisch uitgevoerd door de leverancier, waardoor organisaties altijd up-to-date zijn met de nieuwste functies, beveiligingspatches en prestatieverbeteringen. Dit elimineert de noodzaak van cyclische, grote updates en zorgt voor continue verbetering (continuous improvement) om beter aan te sluiten bij een snel veranderend, zakelijk speelveld.

Meer weten over ERP-systemen?

De voordelen van cloud-based werken zijn groot maar niet voor elke organisatie even evident – geen organisatie is hetzelfde. Ben je benieuwd welke vorm van ERP bij jouw organisatie past?  Plan hier een kennismaking in of laat hieronder een contactverzoek achter.