Een nieuw systeem op komst? Zo stel je een scherpe RFP op

Vroeg of laat komt het moment dat systemen, processen en architectuur opnieuw moeten worden ingericht. En dan ligt er ineens een opdracht op jouw bureau: “Kun jij een Request for Proposal opstellen?”

Maar waar begin je? En hoe zorg je dat je voorstel compleet én richtinggevend is?

Onze gratis RFP-template en de PESTO-methode helpen je op weg.

PESTO staat voor: 

• Prepare – Bereid je voor met een duidelijke strategie en scope 

• Explain – Geef leveranciers de context die ze nodig hebben 

• Sense – Voel aan of technologie en mensen bij je passen 

• Time – Beheer je tijd en planning scherp 

• Obtain – Vraag gericht naar kosten en voorwaarden 

Prepare –  Zorg voor een stevige basis met de juiste scope

Neem afstand en bekijk je organisatie en de markt vanuit een helikopterview. Een goede RFP is altijd het gevolg van goede voorbereiding. 

Onze RFP-template helpt je daarbij op weg. 

De eerste stap is het bepalen van de strategie die je organisatie hanteert bij de softwareselectie. De inhoud van een technologiegedreven aanpak verschilt namelijk van die van een scopegedreven aanpak. Ga na welke benadering het beste past. 

Zorg ervoor dat je weet welke kerncompetenties jouw organisatie onderscheiden van de concurrentie en wat de oorzaak is van de huidige inefficiënties. Begrijpen hoe de processen binnen je organisatie en keten verlopen, is cruciaal bij het bepalen welke oplossing (en leverancier) passend is. 

Breng de scope van het verandertraject in kaart en bepaal hoe deze aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen. Zodra alle verwachtingen helder zijn, bepaal je welke informatie je wil opvragen bij potentiële leveranciers. 

Explain – Geef leveranciers de juiste context om te scoren 

Het is logisch dat je uitgebreide informatie wil over leveranciers en hun oplossing, maar het is minstens zo belangrijk om zelf ook context te bieden. Leveranciers kunnen alleen waardevolle antwoorden geven als zij jouw organisatie goed begrijpen. 

Beschrijf daarom niet alleen de markt en het bedrijfsprobleem, maar ook je huidige informatielandschap en wat er moet gebeuren om aan toekomstige eisen te voldoen. Wil je een cloudoplossing of on-premise implementatie? Welke uitbreidingen moet het systeem ondersteunen? Met welke andere systemen moet het kunnen integreren? Zorg ervoor dat leveranciers over alle benodigde informatie beschikken om de ‘fit’ goed te kunnen beoordelen. Zo verspil je elkaars waardevolle tijd niet. 

Sense – Voel of technologie én team bij je passen 

Het identificeren van technologie die optimaal aansluit bij de organisatie is op zichzelf een complexe uitdaging. Voorop staat dat het van belang is om een technologie te kiezen die volledig aansluit op je requirements. Maar zelfs een technisch perfect passende oplossing kan verkeerd uitpakken als de implementatiepartij niet bij je organisatiecultuur past. 

Vraag daarom wie verantwoordelijk is voor de implementatie. Kun je namen en referenties opvragen? Welke projectmethodiek hanteren zij? Hoe beheersen zij de risico’s tijdens het project? Probeer aan te voelen of deze aspecten aansluiten bij de waarden van jouw organisatie – dat is essentieel voor een prettige samenwerking. 

Time – Beheer je tijd zorgvuldig

Wees scherp en bewaak de tijdsplanning nauwkeurig. De transformatie die je organisatie doormaakt, is al een tijdrovend traject op zich. Je wilt niet vertraagd worden door leveranciers die traag reageren, dus neem een duidelijke planning op in je RFP-procedure. Vermeld de publicatiedatum van je RFP, de deadline voor het stellen van vragen, en de uiterste datum waarop je de shortlist bekendmaakt. Durf partijen uit te kwalificeren die geen acht hebben voor jouw planning. Dit helpt je om de focus te houden op wat echt belangrijk is. 

Obtain – Voorkom verrassingen met een scherp kostenbeeld

Er is niets vervelender dan financiële verrassingen achteraf. Vraag daarom expliciet naar het kostenmodel van leveranciers. Neem tabellen op in je RFP die leveranciers moeten invullen, afhankelijk van het type uitrol van de technologie. Deze tabellen bevatten doorgaans informatie over eenmalige investeringen en jaarlijkse terugkerende kosten. Vraag daarnaast naar consultancytarieven. Door dit soort elementen op te nemen in je RFP voorkom je financiële tegenvallers achteraf. 

Schrijf je RFP met behulp van onze template 

De PESTO-methode is een pragmatische en resultaatgerichte manier om een succesvolle en complete RFP op te stellen. Om je op weg te helpen, hebben we een RFP-template beschikbaar gesteld. Hulp nodig? Neem contact met ons op. 

Krijg toegang tot het template: