Softwareselectie in de praktijk: een toekomst bestendig systeem voor Luminis

Een snelgroeiende organisatie heeft meer en sneller inzicht nodig

De reden van het project is heel simpel, een snelgroeiende decentrale organisatie heeft nou eenmaal meer en sneller inzicht nodig in de (financiële) data. Door de verschillende vestigingen wordt er binnen Luminis veel op afstand gewerkt. Hierdoor is het extra belangrijk dat niet enkel de holding, maar ook de andere vestigingen inzicht hebben in deze data. Het doel van Laurens is het verhogen van de kwantitatieve bewustwording van de medewerkers. Dit kan je volgens Laurens alleen bereiken als er goede informatie beschikbaar is. “Met Excel is het dan nog een beetje knullig en wij willen ook intern voorop lopen met technologie” legt Laurens ons uit.

“Meer automatiseren.” Dat is de duidelijke ambitie die Laurens heeft voor Luminis. Uiteindelijk minder tijd besteden aan de input zodat er meer tijd is voor de output. Zo wil Laurens dat hij en zijn collega’s meer uit het systeem kunnen halen. De ambitie is om binnen Microsoft Business Central, het gekozen systeem, alle onderdelen verder uit te bouwen. Van het uitbreiden van de CRM, het verbeteren van de marketing tot het uitbouwen van de forecasts en de cashplanning.

Waarom niet alleen de financiële afdeling baat heeft bij een goed systeem

In het selectieproces voor een nieuwe financieel ERP systeem zijn de keuzes niet alleen gemaakt voor Laurens en de financiële afdeling. Er zijn verschillende andere stakeholders betrokken bij het project. Want, legt Laurens ons uit, “het belangrijkste is dat de medewerkers een fijn systeem hebben om hun uren in te voeren en hier niet op achteruit gaan.” Bij het kiezen van een systeem stond het dan ook hoog op de wensenlijst dat het systeem niet alleen voor de financiële afdeling geschikt is maar waar ook de andere medewerkers blij van worden. Naast het invoeren van de uren is de data waarin het systeem inzicht geeft ook voor (project)managers erg interessant. Een duidelijk overzicht waar iedereen mee kan werken is dan ook cruciaal. En dat gaat verder dan ‘alleen’ de financiële informatie.

Hoe 2-cnnct heeft gezorgd voor een frisse blik

Toen Laurens samen met zijn collega’s had besloten dat er een nieuw financieel systeem nodig is om voorop te blijven lopen qua technologie, is hij zelf gaan rondkijken welke systemen er zijn. De vele informatie zorgde ervoor dat hij hier toch graag een externe partij bij wilde betrekken. Laurens heeft 2-cnnct vervolgens ingeschakeld voor het selectieproces van een geschikt systeem voor Luminis. “Je moet niet te eigenwijs zijn, wij zijn niet thuis in alle systemen” aldus Laurens. In het selectieproces viel de eerste keuze van Laurens op een ander systeem. Toch heeft hij het advies van 2-cnnct aangenomen. “Onze eerste keuze zag er mooi uit en was vergelijkbaar met wat wij kennen. Maar de keuze van 2-cnnct voor Microsoft bleek geschikter voor de toekomst van Luminis.”
De inhoudelijke kennis die 2-cnnct heeft en de onafhankelijke blik die zij konden werpen op de situatie van Luminis, zorgde voor de beste keus voor een toekomst bestendig systeem. “Aan het begin dachten we, kunnen we dit niet zelf? Maar het is ons veel waard geweest.”

Tip van Laurens: “check the obvious”

Als hij terugblikt op het selectieproces geeft Laurens aan dat hij de volgende keer eerder zou gaan nadenken over welke functies het systeem moet bevatten. Het advies dat Laurens zou geven aan een vakgenoot is dan ook: “behandel het selectieproces als een sollicitatie, als je eenmaal een keuze hebt gemaakt is het lastig om dit terug te draaien.” Zeer belangrijk is het checken van alle belangrijke onderdelen die je in het systeem wenst, ook diegene waar je er vanuit gaat dat ze in het systeem aanwezig zullen zijn. “Check the ‘obvious’, voorkom verrassingen.” wil Laurens anderen meegeven.

Benieuwd wat 2-cnnct voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op. Plan hier een kennismaking in of laat hieronder een contactverzoek achter.