De vijf grootste risico’s van een verouderd ERP-systeem

Lees ook: Vijf signalen dat jouw ERP-systeem toe is aan vervanging

1. Veiligheidsrisico’s

Wanneer jouw ERP-leverancier stopt met de ondersteuning van het systeem, wordt de kans op datalekken en geslaagde cyberaanvallen groter. Dat komt omdat de leverancier geen regelmatige beveiligingsupdates en patches meer doorvoert.

Het belang van deze updates werd pijnlijk duidelijk tijdens de aanvallen van WannaCry-ransomware in mei 2017 op verouderde Microsoft-besturingssystemen. Al in maart 2017 bood Microsoft een noodpatch ter bescherming tegen de ransomware. Toch drong de ransomware binnen bij honderden organisaties, waaronder de National Health Service (NHS) van het Verenigd Koninkrijk. Delen van de instantie hadden de beveiligingsupdate niet geïnstalleerd en werden hard geraakt door WannaCry. De aanval kostte de NHS bijna £100 miljoen en legde het gebrekkige IT-beleid binnen de instantie bloot. Dit incident illustreert het belang van up-to-date systemen en het creëren van bewustzijn binnen een organisatie van de veiligheidsrisico’s van verouderde software(versies).

2. Oplopende kosten voor ondersteuning en onderhoud

Verouderde ERP-systemen gaan vaak gepaard met gebrekkige ondersteuning en onderhoud. De leverancier stopt zijn energie in de ontwikkeling en het onderhoud van de nieuwere systemen en faseert de ondersteuning van oudere versies uit. Wanneer jouw verouderde ERP-systeem kuren vertoont of een aanpassing vereist, kan het lastig zijn om technische ondersteuning te ontvangen vanuit de leverancier. Daarbij komt dat het inhuren van hulp buiten de leverancier om steeds duurder wordt, omdat het vinden van ervaren professionals met verstand van verouderde programmeertalen en systeemarchitecturen steeds moeilijker wordt.

3. Concurrentiepositie verslechtert

Bedrijven die vasthouden aan verouderde ERP-systemen lopen het risico om achter te blijven bij concurrenten die wel investeren in modernere systemen. Verouderde systemen missen mogelijk moderne functionaliteiten die bedrijfsprocessen stroomlijnen en efficiënter maken. Daarnaast kunnen verouderde systemen moeite hebben met het integreren met nieuwe technologieën, applicaties of bedrijfsprocessen. Dit kan de groei en innovatie van het bedrijf belemmeren, omdat het systeem niet flexibel genoeg is om mee te groeien met de veranderende behoeften van de organisatie en de omgeving. Dit alles kan leiden tot een verlies van concurrentievoordeel en marktaandeel en het opbouwen van technical debt, ofwel technische schuld die een organisatie oploopt door achterstallig IT-onderhoud. Doordat het ERP-systeem niet meer voldoet aan de behoeftes, wordt er naar snelle (tussen)oplossingen gezocht, binnen of buiten het systeem. Maar deze quick wins en shortcuts lossen de oorzaak van het probleem niet op en vergroten de complexiteit  en daarmee de kosten van de totaaloplossing op de lange termijn.

4. Kapotte integraties en koppelingen

Het kan moeilijk zijn om verouderde ERP-systemen te integreren met nieuwe of externe systemen, waardoor je handmatig gegevens moet invoeren en exporteren. Dit kost tijd, tast de data-integriteit aan en leidt tot versnipperde gegevens. Informatie wordt op verschillende plaatsen opgeslagen en niet goed (realtime) gesynchroniseerd tussen systemen. Als integraties niet goed werken, kan dit ook van invloed zijn op de klantervaring, bijvoorbeeld door vertragingen in de levering van producten of diensten, onnauwkeurige facturering of een gebrek aan communicatie met klanten.

5. Gefrustreerde medewerkers

Verouderde ERP-systemen kunnen leiden tot frustratie en verminderde productiviteit bij medewerkers. De systemen missen vaak de gebruiksvriendelijke interfaces, intuïtieve ontwerpen en mobiele toegang van modernere systemen. Ze zijn daarnaast vaak trager en foutgevoeliger en niet toegespitst op werken vanaf verschillende locaties. Deze hinderende factoren kunnen ervoor zorgen dat medewerkers zich niet gehoord voelen in hun frustraties en hun werkgeluk elders gaan zoeken.

Softwareontwikkelaar Lakeside (2022) ondervroeg zeshonderd mensen naar hun digitale ervaringen op de werkvloer. Uit het onderzoek bleek dat 36% van de ondervraagden ooit heeft overwogen ontslag te nemen vanwege ondermaatse of ontbrekende I(C)T-oplossingen. Maar liefst 14% nam om die reden ooit ontslag. Deze cijfers laten zien dat goede IT-systemen echt het verschil kunnen maken in het behouden van getalenteerde medewerkers.

Herkenbaar?

Herken je bovenstaande risico’s binnen jouw organisatie of wil je ze voor zijn? Neem vrijblijvend contact met ons op om een plan van aanpak te bespreken. Plan hier een kennismaking in of laat hieronder een contactverzoek achter.